Eventos

O sistema Eventos, da Solução Visual Hotal, foi desenvolvido para atender os aspectos que envolvem todas as fases: negociação, operação e gerenciamento. Ele é uma poderosa ferramenta que possibilita a integração do Centro de Convenções com outros departamentos envolvidos na organização do evento: agiliza a hospedagem para os participantes, realiza a solicitação de serviços de A&B, de pessoal de apoio e de diversos requerimentos necessários ao sucesso do Evento.

O sistema Eventos possui uma base histórica de eventos que permite orientar sua gerência para a melhor tomada de decisão, aumentando o ganho de seu centro de convenções. Ele possui um extenso número de relatórios operacionais e gerenciais, além de disponibilizar uma poderosa ferramenta de Informações Gerenciais (BI).

O sistema Eventos oferece alta qualidade, segurança e eficiência, otimizando a performance de seus funcionários através das seguintes funcionalidades:

• Organização dinâmica dos espaços, por turnos e divisões físicas, com visualização gráfica sobre a disponibilidade das salas.

• Opção de combinar e agrupar salas e subdivisões, com críticas e disponibilidade por período, considerando o tempo de montagem e desmontagem dos ambientes.

• Reserva das salas, de acordo com a necessidade do evento.

• Gerenciamento das reservas em wait-list, emitindo avisos quando houver cancelamentos.

• Administração da venda dos espaços por períodos, possibilitando atender vários eventos diferentes no mesmo dia.

• Possibilita uma política de vendas para épocas de alta ou baixa demanda.

• Reserva de hospedagem individual e para grupos.

• Elaboração de propostas personalizadas, com inserção de imagens das salas e do menu e envio automático pela Internet.

• Emissão de ordens de serviço.

• Recebimento automático das mensagens programadas no sistema.

• Controle de entradas, gastos e disponibilidade de equipamentos.

• Informe estatístico dos gastos, comparados ao previsto e agrupados por tipo.

• Criação de múltiplas contas, com possibilidade de divisão do pagamento por diversas empresas envolvidas.

• Estatística de eventos associada à de hospedagem.

• Auditoria detalhada do evento.

• Check-in e check-out dos participantes do evento.

• Integração total com Front-Office, Telefonia e Back-Office.

• Gerencia os recursos associados aos eventos

  • Alimentos & Bebidas

  • Pessoal

  • Extensões telefônicas

Principais características do sistema

• Gráficos em tela, ilustrando a disponibilidade das salas de convenções.

• Elaboração de propostas e pedidos de serviços que podem ser personalizados pelo usuário.

• Capacidade para agrupar e combinar salas e suas subdidivões, mantendo controle de suas disponibilidades.

• Apresentação automática para o usuário das mensagens programadas.

• Controle de entradas, gastos e disponibilidade de equipamentos.

• Sala de convenções apropriada para cada reserva.

• Contas múltiplas, por evento.

• Informe estadístico dos gastos comparados ao previsto, agrupados por tipo de gasto ocorrido.

• Armazenamento de imagens para as salas de convenções dos pratos, que podem integrar-se à proposta.

• Auditoria do evento.

• Check-in e check-out do evento.

• Cadastro de empresas.

• Emissão de ordem de serviço.

• Divisão do pagamento do evento por várias empresas.

• Estatística de eventos associada à estatística de hospedagem.

• Lembretes dinâmicos como: eventos a confirmar no dia,

• lista de espera, etc.

• Críticas de dispobibilidade por período levando em consideração o tempo de montagem/desmontagem do salão.

• Possibilidade de reserva de hospedagem para grupos.